4 FALSI MITI SULLA PRODUTTIVITÀ

Ciò che conta nel business è riuscire ad ottimizzare e monetizzare le risorse. La più preziosa di tutte è sicuramente il tempo: in quest’ottica il mantra per gli imprenditori è il tempo è denaro.

 Saper organizzare il proprio tempo è di vitale importanza soprattutto per i freelance, che nella loro autonomia e lavorando spesso da casa hanno molti problemi in più da gestire.

Paula Rizzo ha analizzato quattro delle principali regole auree sulla produttività, scoprendo che in realtà non sono così efficaci come sembrano. Vediamo insieme come sfatare e risolvere questi falsi miti.

1. Non controllare mai le mail come prima cosa al mattino

Vi sarà senz’altro capitato di aprire la vostra inbox appena arrivati al lavoro: scoperchiare il vaso di Pandora vi sarà sembrato meno problematico. Sicuramente al quarto d’ora messo in conto per evadere la corrispondenza se ne saranno aggiunti almeno un altro paio.

La soluzione al problema è quella di leggere subito le mail, ma non rispondere fino a quando non ci vorrà meno di un minuto per evadere la richiesta.

Si potranno così scremare i messaggi rispondendo subito con sì o no a quelli che prevedono una simile risposta, inoltrando a qualche collega quelli che non sono di nostra competenza specifica e segnando come non letti quelli che richiedono una risposta complessa. Potete poi inserire la posta inevasa nella vostra to-do list in base alla priorità e gestirla nel corso della giornata tra le varie attività.

2. Svolgi per prima l’attività più dura

Affrontare come primo task giornaliero l’attività più complessa della giornata può sembrare un’ottima strategia: rigenerati dal sonno, dalla colazione e dal primo caffè siamo sicuramente più performanti e, superato il primo ostacolo, il resto della giornata sarà in discesa.

Ma se il compito si rivela più ostico del previsto può scombussolare la nostra organizzazione, farci perdere tempo e dare un duro colpo al morale, rendendoci il resto del lavoro più difficile da affrontare.

La soluzione può essere iniziare la giornata con un paio di compiti più semplici, così da attivare una problem solving mode che ci permetta di arrivare rodati all’attività scoglio. Un altro trucco che può agevolare il task è di scomporlo in attività più piccole e semplici da affrontare.

3. Crea una to-do list

Un’idea universalmente ritenuta valida è quella di creare la classica to-do list per organizzare tutti i compiti da svolgere nella giornata. Ma il rischio è che il listone possa creare poi confusione in quanto racchiuderà elementi eterogenei e incoerenti tra loro.

La soluzione al problema è quella di analizzare la lista dopo averla compilata e riorganizzarla suddividendola in liste ulteriori con differenti etichette: da fare al lavoro, da fare a casa, progetti da esaminare.

Sarà così più semplice avere una visione globale dei compiti da portare a termine e sarà più semplice allocare le risorse attentive e temporali.

4. Stop al multitasking

Passato il periodo in cui essere multitasking era un must dei businessman, ci si è resi conto che fare più cose contemporaneamente può inficiare la buona riuscita di tutti i compiti. Da quel momento questa caratteristica è stata bandita dalla top ten di quelle apprezzabili in un lavoratore.

In realtà si possono svolgere con profitto più attività contemporaneamente, la soluzione consiste nel sovrapporre attività che non richiedano l’utilizzo delle stesse risorse intellettive. Se ad esempio sarà difficile rispondere alle mail e palare al telefono contemporaneamente, sarà di sicuro più facile leggere questo articolo e condividerlo mentre ci si allena con gli attrezzi cardio in palestra.

Il consiglio finale che Paula ci lascia è quello di non fidarci troppo delle regole universali che si tramandano dall’origine della vita in ufficio: non sempre ciò che è valido per tutti o per la maggior parte è applicabile anche a noi, spesso essere differenti è un vantaggio e l’importante è esserne consapevoli.

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LA DIFFERENZA TRA UNA PERSONA DI SUCCESSO ED UNA DI GRANDE SUCCESSO

Mito n°1: Le persone di successo dicono, “se ho spazio in agenda posso farlo”

La verità non è affatto questa, le persone di grande successo infatti sono assurdamente selettive. Come ricorda il più volte da me citato Warren Buffett“la differenza tra persone di successo e quelle di grande successo è che quest’ultime dicono di no quasi a tutto”. Questo non significa che bisogna dire di no a casaccio ma che ogni singola scelta che prenderemo deve essere strategicamente pianificata affinché porti a qualcosa di buono.

Capita spesso che le persone di grande successo decidano di sbarazzarsi non solo delle perdite di tempo, ma spesso sono disposti a tralasciare le opportunità più formidabili. Questo è un principio molto difficile da accettare ma è anche quello che fa la differenza tra una persona di successo e una di grande successo.

Mito n°2: Le persone di successo dormono quattro ore al giorno

La verità? Le persone di grande successo riposano in modo che possano essere sempre al massimo delle loro prestazioni. In uno studio di K. Anderson Ericsson, noto psicologo americano, dal titolo “The role of deliberate practice in the acquisition of expert performance” si fa chiarezza su come il riposo incida sulle performance. Nel saggio infatti lo psicologo esamina un gruppo di violinisti, i quali avevano cominciato a suonare il violino a 5 anni, tutti sembravano piuttosto portati per lo strumento e tutti, da bambini, vi si dedicavano approssimativamente per lo stesso tempo.

Ma a 8 anni di età, il tempo dedicato a esercitarsi variava. Il primo aspetto quindi era lo studio, l’esercitazione. Ericsson prosegue dicendo che dal suo studio emergeva come il secondo fattore più significativo fosse il riposo, infatti tra i più talentuosi dei violinisti quelli che spiccavano maggiormente erano coloro che dormivano in media 8,6 ore al giorno.

Mito n°3: Le persone di successo pensano al gioco come ad una perdita di tempo

La verità è che le persone di grande successo vedono il gioco come parte essenziale per la crescita della loro creatività. Basti pensare a Ken Robinson, educatore e scrittore britannico, che ha fatto di tutto affinché nelle scuole il gioco non venga mai trascurato. Egli infatti ha dimostrato che invece di incrementare la creatività attraverso il gioco, le scuole in realtà lo uccidano, queste le sue parole a riguardo. […]

Mito n°4: Le persone di successo sono le prime a dare una risposta

La realtà è che le persone di grande successo sono dei grandi ascoltatori. Alle università, ai meeting e ormai dappertutto si da peso a quanto velocemente una persona sia in grado di rispondere alle domande che gli vengono poste, dimenticandosi che le persone con grande potenziale molto spesso necessitano dei particolari, detti e non, che emergono in una discussione. Il vero successo può nascere soltanto da una prima lunga fase di ascolto.

Mito n°5: Le persone di successo si concentrano su ciò che fa la concorrenza

La verità è che le persone di grande successo si concentrano su ciò che sanno fare meglio per ottenere man mano risultati migliori. Troppo spesso è accaduto che leader di “successo” si siano affacciati alla finestra della concorrenza per vedere le mosse che questa faceva, non pensando invece al potenziale di idee che sarebbero potute nascere dalle loro menti.

I miti di cui abbiamo discusso sono guidati dalla mente della cultura moderna, quella dei leader del “tutto e subito”, della ricchezza e della popolarità; la mente di chi ha pensato che sia la quantità del lavoro e non la qualità a renderli persone di successo.

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